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日程調整ツールが使えるようになりました

Google カレンダーの空き時間から予約枠を自動で作り、相手に日時を選んで予約してもらえる「日程調整ツール」です。チームの空き時間での受付、複数カレンダーの連携、事前アンケート、第1〜第5希望のリクエスト、自社サイトへの埋め込みまで対応しています。

面談や打ち合わせの日程調整を、メールやチャットの往復なしで済ませられます。あなたの Google カレンダーに予定が入っていない時間だけが予約枠として表示され、相手は CxO PLAY!の会員でなくても、お名前とメールアドレスだけで予約できます。

使い方(ホスト)

  • マイページの「日程調整ツール」から予約ページを作成します(受け付ける曜日と時間帯、1回の所要時間、前後の間隔などを設定できます)
  • 予約ページのURLを相手に送ります。相手が枠を選ぶと、お知らせとプッシュ通知、メールで届きます
  • 確定した予定は Google カレンダーに自動で登録され、Google Meet のURLも自動で発行されます(組織の設定で Meet の発行が制限されている場合は予定のみが登録されます)
  • 予約管理から、承認・辞退・キャンセルや、相手の回答内容を確認できます

2つの確定方式

  • 即時確定:相手が枠を選んだ時点で予約が確定します
  • リクエスト承認:相手の希望をいったん受け付け、あなたが承認したときに確定します。期限内に承認しない場合は自動で失効します

第1〜第5希望で日程をリクエスト

  • リクエスト承認型の予約ページでは、相手が空き枠の中から最大5つまで希望を選べます(第1希望のみ必須)
  • 選んだ枠は「第1希望」「第2希望」…と色分けされ、カレンダーの日付にも色のしるしが付くので、選択状況がひと目で分かります
  • ホストは予約管理の承認画面で、希望の一覧から日時を1つ選んで確定します。確定済みの予約やカレンダーの予定と重なる希望には注意書きが表示されます
  • 承認待ちのリクエストは枠を占有しないため、複数の方が同じ時間帯を希望できます。確定した時点で、その枠は他の方から選べなくなります
  • 「Google カレンダーの予定が入っている時間帯もリクエストを受け付ける」をオンにすると、予定の有無にかかわらず希望を出してもらえます(承認時に「カレンダーに予定あり」と表示されます。初期状態はオフです)

事前アンケート

相手が日時を選んだあと、予約を確定する前に答えてもらう質問を設定できます(自由記述・1つ選択・複数選択)。当日の話題を事前に把握でき、回答は予約管理から確認できます。

時間の設定は自由入力もできます

  • 所要時間・枠の刻み・前後の間隔・受付の締切・受付日数は、選択肢に加えて「自由に設定…」で5分単位などに細かく指定できます
  • 「枠の刻み」は候補の開始時刻を並べる間隔です。例えば所要時間 60 分・刻み 30 分なら 10:00、10:30、11:00 … が候補になります

複数の Google アカウント・カレンダーで空きをチェック

  • 日程調整ツールの「カレンダー」から、ログインに使っている Google アカウントのカレンダー一覧を取得し、空きチェックに使うものを選べます
  • 「別の Google アカウントを追加」で、ログインとは別の Google アカウントを日程調整専用に連携できます(ログインに使うアカウントは変わりません)
  • 選んだカレンダーは、あなたがオーナー・メンバーになっているすべての予約ページの空き判定に使われます

空き予定の判定を細かく設定

  • 「祝日は受け付けない」: 日本の祝日は受付曜日に含まれていても枠を出しません
  • 「終日の予定がある日は受け付けない」: 休暇・出張などの終日予定がある日は、その日全体を空きなしにします
  • 「空き予定とみなすキーワード」: タイトルに「ブロック」「余白」など指定した語を含む予定は、予定が入っていても空きとして扱います
  • チーム調整では、これらの設定はメンバー全員のカレンダーに適用されます

週表示と、自分の予定の重ね表示

  • 予約ページを開くと、空き枠のある最初の週から週ごとのカレンダーで表示します。時間を押すとそのまま選べます
  • 「月」に切り替えると、月のカレンダーから日付を選べます。こちらも空きがある最初の月から表示します
  • スマホでは 3 日ずつ、タブレット・パソコンでは 7 日ずつ表示します(表示形式は端末ごとに記憶されます)
  • CxO PLAY!にログインし、Google カレンダーを連携していると、週表示の各日に自分の予定が灰色のブロック(タイトル・時間)で重なって表示されます。終日の予定は日付の下に表示します
  • 「自分の予定と重ならない枠だけ表示」をオンにすると、予定が入っている時間帯は候補から外れます。「自分の予定を表示」で表示・非表示を切り替えられます

チームの空き時間で予約を受け付ける

  • 予約ページの編集画面から、会社名・氏名・アカウントIDで CxO PLAY!のユーザーを検索してメンバーに招待できます。招待はメール・お知らせ・プッシュ通知で届き、承認するとメンバーになります
  • 「メンバー全員が空いている時間」「メンバーの誰かが空いている時間」のどちらで予約枠を作るかを選べます
  • 確定した予定はオーナーのカレンダーに登録され、メンバー全員が参加者として招待されます
  • メンバーになるには Google カレンダーとの連携が必要です。連携していない方を招待しようとした場合は、本人に連携をお願いしていただく旨を表示します
  • オーナーは「メンバーも設定を編集できる」を選べます。ページの削除・URLの変更・メンバーの管理はオーナーのみです
  • 招待を受けて参加したメンバーは、編集画面のメンバー欄や予約ページ一覧から自分で退出できます(オーナーにお知らせが届きます)。オーナーと「編集できる」メンバーは、オーナーと自分以外のメンバーを外せます

参加URLの発行方法と確定メール

  • 参加URLは「Google Meet を自動発行」「固定のURLを使う」「あとから自分で発行して伝える」から選べます。あとから伝える場合は、予約管理でURLを入力すると相手にメールで案内されます
  • 予約が確定したときに相手へ送るメールの件名と本文を自由に設定できます。日時・参加URL・キャンセル用リンクは本文の末尾に自動で付きます。自分宛のテスト送信もできます

予約ページの見せ方と共有

  • サムネイル画像(16:9)は公開ページの上部と、URL を共有したときのプレビュー画像に使われます。アイコン画像(正方形)は公開ページの名称の横に表示されます(アップロード時に比率に合わせて中央を自動で切り抜きます)
  • 設定「プロフィールへの掲載」をオンにすると、あなたのプロフィール詳細ページに「日程を予約する」が表示されます(公開中のページだけ、5件まで)。予約ページの一覧のスイッチからも切り替えられ、チームメンバーとして参加しているページも各自で掲載できます
  • 予約ページに表示されるオーナー・メンバーの名前やアイコンを押すと、その人のプロフィール詳細ページを開けます

自社サイトへの埋め込み

公開中の予約ページの編集画面から、自社サイトやブログに貼り付けるコードをコピーできます。埋め込み表示では CxO PLAY!のヘッダー・フッターを出さず、予約の流れだけを表示します。用途に合わせて3種類から選べます。

  • HTML(推奨): 貼り付けるだけで、予約ページの高さに合わせて表示枠が自動で伸縮します(入力画面のように中身が短くなれば枠も縮みます)。日時を選んで入力画面に進んだときは、埋め込み元のページが自動でスクロールし、入力欄の先頭が画面に出ます(固定ヘッダーがあるサイトは、その高さを指定すると重ならずに表示されます)
  • React / Next.js: 外部スクリプトを読み込まずに、同じ動きをコンポーネントの中だけで完結させたい場合のコードです
  • iframe のみ: スクリプトを置けないサイト向けです(高さは固定になります)

つながりの「会った履歴」に残ります

  • CxO PLAY!のユーザー同士で予約した mtg が終了すると、交流会と同じように「つながり」に加わり、「会った履歴」に日程調整ツールの予定として残ります
  • 履歴の項目を押すと、そのときの予約内容(メッセージ・事前アンケートの回答・参加URL)を確認できます

予約のあとにイベントもチェック

  • 予約の確定・リクエスト送信の完了画面に、ホストの開催予定イベント(最大4件)を表示します
  • ホスト個人のイベントに加えて、ホストがオーナー・編集者として管理するコミュニティのイベントも含まれます(表示されるのは公開中のイベントだけです)
  • メンバーを表示しない設定(名称のみ公開)の予約ページでは、ホストの特定につながるためイベントは表示されません

日程調整ツールのご利用には Google アカウントとの連携(カレンダーの権限)が必要です。予約した方には確定のご案内とキャンセル用のリンクをメールでお送りし、前日にはリマインドが届きます。Google Meet の URL はホストのカレンダーの予定に紐づけて発行され、確定した予定はログインに使う Google アカウントのメインカレンダーに作成されます。自分の予定の重ね表示はあなたのブラウザにだけ表示され、相手には共有されません(埋め込み表示では利用できません)。つながりへの反映は mtg の終了後、1 時間以内に行われます。